ウォーターサーバーは経費で設置可能？気になる疑問と導入メリット
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会社にウォーターサーバーがあれば、来客時すぐに飲み物を提供できたり従業員の満足度を高めたりすることができます。そのため、導入を検討している会社も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ウォーターサーバーの経費計上の可否について解説します。あわせて、ウォーターサーバーを会社に導入するメリット、選ぶ際にチェックしたいポイントもご紹介しているので、ぜひご参考にしてください。
ウォーターサーバーは経費として計上できる？
結論からいうと、ウォーターサーバーの利用費は経費として計上できます。
たとえば、会社に設置すれば従業員が利用しますし、お客さまや取引先の方が訪れた際に飲み物として提供することもできます。飲食店などの店舗であれば、飲料水としてお客さまに提供できるので、経費として計上できるでしょう。
ただし、使用目的によっては経費として計上することができません。
たとえば、個人事業主として事務所にウォーターサーバーを設置した場合、個人や家族だけで使用しているのであれば経費として認めてもらうことが難しくなります。一方で、取引先との打ち合わせでウォーターサーバーの水を提供する場合は経費として計上できます。
このように、「経費として計上できるか否か」は使用目的で異なるので、ウォーターサーバーを利用する前に知識として押さえておきましょう。
なお、ウォーターサーバーを導入した際にかかる費用には「本体のレンタル代」「水代」「電気代」があげられます。個人や家族のみでの利用でない場合は、これらをすべて経費として精算できます。
ウォーターサーバーの使用目的で異なる勘定科目
では、ウォーターサーバーを経費として計上する場合、どの勘定科目で処理すればよいのでしょうか。以下にて、使用目的別の勘定科目をご紹介します。
従業員が使用：福利厚生費
ウォーターサーバーを従業員が使用する場合は「福利厚生費」で計上します。ただし、ごく一部の従業員しか利用しないのであれば、経費として認められないケースもあるので注意しましょう。
たとえば、社長室にウォーターサーバーを設置すると利用できる従業員が限られます。この場合、福利厚生には該当しないので経費として認めてもらえません。経費として計上したいのなら、全従業員が利用できる場所にウォーターサーバーを設置しましょう。
来客用に使用：接待交際費
ウォーターサーバーを来客用として使用する場合は「接待交際費」で計上します。しかし、会社によっては従業員も使用するケースもあるでしょう。この場合は設置場所によって判断が分かれます。
たとえば、従業員用の休憩室にウォーターサーバーを設置している場合は「福利厚生費」とみなされます。誤って接待交際費で処理してしまうと、監査が入った際に指摘されてしまう可能性があるので、間違えないよう注意しましょう。
店舗で使用：販売費
ウォーターサーバーを飲食店などの店舗で使用する場合は「販売費」で計上します。なぜなら、お客さまに提供することによって利益につながるからです。「接待交際費ではなく販売費で処理する」という点を念頭に置いておきましょう。
個人事業主が使用：接待交際費
個人事業主が使用する場合は「接待交際費」として計上します。ただし、接待交際費になるのは「取引先の方を自宅に招いて商談などをする際にウォーターサーバーを使用する」というケースに限ります。前述したように、個人や家族で使用する場合は経費として計上できません。
会社でウォーターサーバーを利用する7つのメリット
会社にウォーターサーバーを導入することで得られるメリットは、以下のとおりです。
1.節税対策になる
ウォーターサーバーを経費で計上することによって、節税対策になります。
まず、会社は利益が出ると税金を納めなければなりません。税金の額は利益によって変動するため、利益が大きい会社は納める税額が大きくなります。
では、なぜウォーターサーバーの導入が節税につながるのかというと、「利益を下げることができるから」です。
そもそも利益とは、会社の売り上げ金額を指しているわけではありません。会社の営業活動によって生み出される成果は「収益」といい、そこから経費を差し引いた金額が「利益」です。つまり、経費が大きいと利益を下げられるということ。そのため、ウォーターサーバーを経費として計上すれば結果的に節税対策ができるのです。
2.来客時すぐに飲み物を提供できる
来客時、温かいお茶やコーヒーを作るとなると、お湯を沸かさなければなりません。
その点、ウォーターサーバーがあればすぐにお湯を使えるので、お湯を沸かす必要がなくすぐに飲み物を提供できます。
3.飲料品の保管に場所をとらない
従業員用・来客用の飲み物としてペットボトルを冷蔵庫に入れていると、かなり場所をとってしまいます。その点、ウォーターサーバーがあれば冷たい水を手軽に飲めるので、ペットボトルが冷蔵庫のスペースを奪う心配がありません。
4.従業員の満足度が高まる
ウォーターサーバーがあれば個人で飲み物を用意する必要がないので、従業員の飲料代を抑えることができます。また、カップラーメンやインスタントの味噌汁を食べたいときは、ウォーターサーバーの温水を使用することでお湯を沸かす時間を省けます。
こうした点から、ウォーターサーバーの設置は従業員の満足度向上につながるといえます。
5.健康の向上につながる
飲み物を個別で用意する場合、水以外のものを選びがちです。たとえば、コーヒーはカフェイン、ジュースは糖類が多く含まれているので、飲み過ぎると身体に悪影響を及ぼしてしまいます。
その点、ウォーターサーバーの水にはカフェインや糖類が含まれていないので、身体に何らかの影響を及ぼす心配が少なく、結果として健康の向上につながります。
6.ゴミの削減につながる
従業員が缶・ペットボトル飲料を持参すると、その分ゴミの量が増えてしまいます。とくにペットボトルはかさばりやすく、従業員の人数が多いと1日に何度もゴミ袋を変えなければならないことも。
その点、ウォーターサーバーを設置すれば缶・ペットボトル飲料を持参する従業員が減るため、これらのゴミを減らせます。
また、利用するウォーターサーバーのメーカーが「リターナブルボトル方式」を採用していれば、さらにプラスチックゴミを削減できます。空になったウォーターボトルをメーカーが回収し、消毒後に再使用するので、そもそもプラスチックゴミが出ないのです。
そのため、SDGsの取り組みを行っている企業は、ゴミの出ないウォーターサーバーを利用するのが望ましいでしょう。
7.備蓄水になる
ウォーターサーバーの水は、備蓄水にもなります。自然災害に見舞われ水道が止まったとしても、ウォーターサーバーがあれば飲み水として使えるので、万が一に備えることができます。
会社に導入するウォーターサーバー選びで着目したいポイント
「ウォーターサーバーを会社に導入したい」と検討中の場合は、以下のポイントをチェックしてからメーカーを選ぶようにしましょう。
水の種類
ウォーターサーバーで使用されている水は、主に「RO水」と「天然水」の2種類です。
RO水とは、RO膜（逆浸透膜）を使ったろ過システムで水に含まれる不純物を除去した水のことです。原水に含まれるミネラル成分も除去されることから、メーカーによっては後からミネラルを添加することもあります。
天然水とは、特定の水源から採水した水のことで「ナチュラルウォーター」と「ナチュラルミネラルウォーター」の2種類に大別されます。
ナチュラルウォーターは、沈殿・ろ過・加熱殺菌以外の処理を行っていない水のことです。そのため、水源に近い状態を維持しているのが特徴です。一方、ナチュラルミネラルウォーターは鉱化された地下水（地表から浸透し地下を移動中・滞留中に地層中の無機塩類が溶解した地下水）を原水としているので、ミネラル成分が豊富に含まれているのが特徴です。
RO水と天然水、それぞれで味や価格は異なるので、会社に合ったものを選びましょう。
ウォーターサーバーの形式
ウォーターサーバーには、水ボトルの「上置きタイプ」と「下置きタイプ」があります。
上置きタイプは、水ボトルをウォーターサーバー本体の上部にセットするスタイルです。水の残量を一目で確認できるので、なくなった際はすぐに気付けます。
ただし、水ボトルを持ち上げて設置する必要があるため、ある程度の力が必要です。
下置きタイプは、水ボトルをウォーターサーバー本体の下部にセットするスタイルです。水ボトルを持ち上げる必要がないので、女性やご高齢の方も手軽に交換できます。
ただし、ウォーターサーバー本体の内部に水ボトルを収納するので、水の残量を確認するには扉を開けなければなりません。そのため、水がなくなっていることに気付きづらいという弱点があります。
ウォーターサーバーの形式を選ぶ際は、たとえば「女性が多い職場なら水ボトルが交換しやすい下置きタイプ」というように決めるとよいでしょう。
サポート体制
ウォーターサーバーを選ぶ際は、サポート体制も確認しておくことが大切です。
たとえば、ウォーターサーバーが故障したり水漏れが起こったりした際、サポート体制が充実していれば現場にスタッフが駆けつけ迅速に対応してくれます。一方で、サポート体制が不十分な場合は電話対応のみになることがほとんど。何らかのトラブルが起きても自ら対処しなければなりません。
そのため、メーカーを選ぶ際は「サポート体制が整っているか」をチェックしましょう。
まとめ
ウォーターサーバーは経費として計上できるので、従業員の福利厚生を充実させたり来客時の対応の質を高めたりするなら、設置するのがおすすめです。この機会に利用してみてはいかがでしょうか。
なお、アクアクララのお水は、RO膜（逆浸透膜）を使ったろ過システムにより水中の不純物を除去した後、4種のミネラルをバランスよく配合したデザインウォーターです。「硬度 29.7mg/L」の軟水に仕上がっているので、口当たりがまろやかで飲みやすいのが特長です。
「ウォーターサーバーを会社に設置したい」と検討中の会社は、ぜひアクアクララをご利用ください。
